La présente politique explique comment Edison Communication inc., qui exploite FactureWeb (« nous »), recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels. Elle est publiée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada.
1. Responsable de la protection des renseignements personnels
Nicolas Savard, président
confidentialite@factureweb.com
Pour toute question, demande d’accès ou plainte concernant vos renseignements personnels.
2. Deux situations différentes
- Nos utilisateurs. Pour les renseignements des personnes qui créent un compte ou utilisent FactureWeb, nous sommes l’entreprise responsable.
- Les clients de nos utilisateurs. Quand une entreprise inscrit ses propres clients dans FactureWeb pour les facturer, c’est elle qui est responsable de ces renseignements. Nous les traitons pour son compte, comme fournisseur de services, et uniquement pour lui fournir le Service. Si vous avez reçu une facture par FactureWeb et avez une question sur vos renseignements, adressez-vous d’abord à l’entreprise qui vous l’a envoyée. Nous l’aiderons à répondre à votre demande.
3. Renseignements que nous recueillons
- Compte : nom, adresse courriel, mot de passe (conservé sous forme chiffrée irréversible), paramètres de vérification en deux étapes et clés d’accès.
- Organisation : nom, adresse, téléphone, courriel, numéros de TPS et de TVQ, logo, préférences de facturation.
- Abonnement : forfait, historique des paiements, adresse de facturation. Le paiement est traité par Stripe : nous recevons seulement le type de carte, ses quatre derniers chiffres et sa date d’expiration, jamais le numéro complet.
- Contenu saisi : renseignements sur vos clients (noms, coordonnées), produits, factures, soumissions et paiements.
- Consultation des documents : quand un client ouvre un courriel de facture ou consulte un lien public, nous enregistrons la date, l’heure, l’adresse IP et le type d’appareil et de navigateur, afin d’indiquer à l’entreprise que le document a été consulté.
- Données techniques : journaux du serveur (adresse IP, navigateur, pages demandées, date et heure) et témoins essentiels au fonctionnement de la connexion.
- Site factureweb.com : statistiques de fréquentation Google Analytics, seulement si vous l’acceptez (voir la section 6).
4. Pourquoi nous les utilisons
- Fournir le Service : créer votre compte, héberger vos données, envoyer vos documents et vos rappels.
- Facturer votre abonnement et gérer votre forfait.
- Assurer la sécurité du Service, prévenir la fraude et les abus.
- Vous répondre et vous envoyer les messages nécessaires au sujet de votre compte, par exemple une confirmation, un avis de paiement ou de modification des conditions.
- Respecter nos obligations légales, fiscales et comptables.
- Améliorer le Service à partir de statistiques qui ne permettent pas de vous identifier.
Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous ne vous enverrons de messages promotionnels qu’avec votre consentement, et vous pourrez vous désabonner en tout temps.
5. Consentement
En créant un compte, vous consentez aux utilisations décrites dans la présente politique. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des obligations légales et contractuelles. Retirer votre consentement aux utilisations essentielles au Service entraîne toutefois la fermeture du compte.
6. Témoins et technologies de suivi
- Dans l’application : seulement des témoins essentiels (session de connexion et protection contre la falsification de requêtes). Ils ne servent pas à vous suivre.
- Sur le site factureweb.com : Google Analytics est désactivé par défaut. Il n’est chargé que si vous cliquez sur « Accepter » dans le bandeau de consentement. Vous pouvez changer d’avis en tout temps avec le lien « Gérer les témoins », au bas de chaque page.
7. Fournisseurs et communication à des tiers
Nous communiquons des renseignements seulement à des fournisseurs qui en ont besoin pour nous aider à offrir le Service. Ils sont liés par contrat à des obligations de confidentialité et de sécurité.
- Hébergement : l’application et vos données sont hébergées au Québec, Canada.
- Stripe : traitement des paiements d’abonnement. Certains renseignements peuvent être traités aux États-Unis et ailleurs.
- Google (Analytics) : statistiques de fréquentation du site public, avec votre consentement seulement. Les données sont traitées aux États-Unis.
Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous évaluons si ceux-ci y bénéficieront d’une protection adéquate, comme l’exige la loi. Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque la loi l’exige ou l’autorise, par exemple à la suite d’une ordonnance d’un tribunal.
8. Conservation
- Vos renseignements sont conservés tant que votre compte est actif.
- Après la fermeture d’un compte, vous disposez de 90 jours pour demander une copie de vos données. Elles sont ensuite détruites ou anonymisées de façon sécuritaire.
- Nos propres registres de facturation d’abonnement sont conservés six ans, comme l’exigent les lois fiscales.
- Les journaux techniques sont conservés au plus 12 mois. Les copies de sauvegarde sont effacées selon leur cycle normal de rotation.
9. Sécurité
Nous prenons des mesures raisonnables selon la sensibilité des renseignements : connexions chiffrées (HTTPS), mots de passe chiffrés de façon irréversible, vérification en deux étapes et clés d’accès offertes, contrôle des accès par rôle, séparation des données de chaque organisation, sauvegardes régulières et accès restreint au personnel autorisé.
En cas d’incident de confidentialité, nous prenons rapidement des mesures pour réduire le risque. Nous tenons un registre des incidents. Si l’incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées.
10. Vos droits
Vous pouvez, gratuitement :
- demander si nous détenons des renseignements sur vous, et y avoir accès;
- faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
- retirer votre consentement ou demander la suppression de vos renseignements, sous réserve des obligations légales;
- obtenir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité);
- être informé des renseignements utilisés pour rendre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Nous n’en prenons aucune à votre sujet.
Écrivez à confidentialite@factureweb.com. Nous répondrons dans un délai de 30 jours et pourrons vérifier votre identité. Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
11. Gouvernance
Le responsable de la protection des renseignements personnels veille à l’application de la présente politique. Nous limitons l’accès aux renseignements aux personnes qui en ont besoin dans leurs fonctions, et nous les sensibilisons à la protection des renseignements personnels. Nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant tout projet de système d’information ou toute communication de renseignements à l’extérieur du Québec qui l’exige. Nous traitons les demandes et les plaintes selon la procédure décrite à la section 10.
12. Mineurs
FactureWeb s’adresse aux entreprises et aux travailleurs autonomes. Le Service n’est pas destiné aux personnes de moins de 18 ans, et nous ne recueillons pas sciemment de renseignements à leur sujet.
13. Modifications
Nous publierons toute nouvelle version de la présente politique sur cette page, avec sa date. En cas de modification importante, nous vous en aviserons par courriel avant son entrée en vigueur.